גישה מעשית לביצוע RCA התחקיר

קיימות שתי סיבות עיקריות שיכולות להכשיל ו/או לפגוע ביעילות התהליך:

1.    נושא ותכולת התחקיר ומי משתתף בתהליך.

2.    איכות התקשורת והבטחון הפסיכולוגי הקיים בין אנשי הצוות במהלך התחקיר.

שני העקרונות הללו הינם עמודי התווך של ביצוע RCA:

בחירת הנושא לתחקיר ובעיקר מה נכלל בניתוח ומה לא נכלל (הגדרה מדויקת של גבולות גזרת האירוע במרחב הזמן), ומכאן נגזר באופן ברור בחירת הצוות הנכון לביצוע התהליך.

תקשורת ברורה עם האמצעים המתאימים כדי למזער את ההטיה ואת תפקידה של פוליטיקה בין-ארגונית במניעת חילופי עובדות ורעיונות חופשיים ופתוחים. ההשפעה יכולה לבוא לידי ביטוי בשני מישורים: ״הטית האמת״ והיכולת לרדת באמת לשורש העניין. ראו את המאמר בנושא.

בלי שני העקרונות הללו גם התהליך הטוב ביותר לא יעלה באמת על שורשי הבעיה ולא יאפשר יצירת תהליך שיפור.

לאחר הבהרת שני העקרונות הנ״ל, נותר לסמן את האתגרים המשמעותיים שיהיו כאשר ניגש לבצע תחקיר:

-       הקדשת זמן קצר מדי לתחקיר וקביעת שורש הבעיה.

-       לעיתים מציינים מחדש את הגדרת הבעיה כגורם השורש לבעיה.

-       אין ערכת כלים ושיטות אמינות לביצוע תהליך יעיל.

מכיוון ולכל ארגון / מערכת יש את האתגרים האופייניים שלו, לא יהיה נכון לכתוב סט של פתרונות. מאידך גיסא, נכון יהיה לחשוף את תחום התהליכים האפשריים העומדים לרשות הארגון, לא לחייב להשתמש בהם, חשוב לפרט את הבסיס הקריטי ממנו נגזרות הפעולות: ניתוח שורשי הבעיה.

העקרונות לביצוע תחקיר:

1. תחושת ביטחון: כל משתתף חייב להרגיש בטוח: הקשבה, פתיחות, חוסר שיפוטיות. כל הנאמר בחדר התחקיר יהיה דיסקרטי לארגון.

2. שותפות – בתחקיר משתתפים רק האנשים הקשורים לאירוע.  אין צופים ואין שופטים מבחוץ.

3. הסכמה ומחויבות לכללים:

א.    לא מחפשים אשמים אחרים (הצבעה על האחר).

ב.    לקיחת אחריות אישית.

ג.     שיח מכבד.