למה לבצע תחקיר? ואיך

תחקיר שמבוצע נכון הוא תהליך יעיל אשר עולה על שורשי הבעיה וכך מאפשר פתרון יסודי לבעיה ולמשפחת בעיות נוספות. 

הגדרת תחקיר: תהליך שבו אוספים אינפורמציה על אירוע שהתרחש על מנת להבין מה גרם לתוצאה, (בין אם האירוע הינו הצלחה או כישלון) ולהחליט האם לשמר או לתקן.

באנגלית: Root cause analysis (RCA) 

מדוע לבזבז זמן על מנת למצוא את שורש/מקור הבעיה? מכיוון, שנזהה את התשובה נוכל להבין מה עלינו לעשות על מנת לפתור את הבעיה ולמנוע הישנותה. כמובן, יתכן שנוכל למנוע בעיות נוספות (אחרות) הנגרמות עקב אותו מקור.  

תמיד ישנה האלטרנטיבה, לפעול באופן אינטואיטיבי, ללא תחקיר. 

כאשר התהליך מבוצע נכון הוא מכשיר אנשים לזהות את ההבדל בין הסבר מכוון אירוע לבין הסבר מערכתית. ההסבר המערכתי יוביל את האנשים להבנה מדוע הבעיה קיימת להבדיל מהסבר מכוון אירוע אשר יוביל את האנשים להסבר מודע האירוע התרחש. לעיתים אוסף של הסברים מכווני אירוע יוביל למספר מצומצם של הסברים מכוונים מערכתית. 

ה״איך״ ע״פ דרכי 

את דרכי פתחתי מתוך 40 שנות ניסיון במרחבי התחקור המשמעותיים ביותר. 17 שנים הייתי נווט מסוקים בח״א וכ 20 שנים במשרד ראש הממשלה. בשני ארגונים אלו השתתפתי, ניהלתי ותחקרתי אירועים רבים וחלקם קריטיים גם ברמת חיי אדם. 

התחקיר אינו חקירה! 

אלא תהליך לאיסוף וניתוח אינפורמציה. התחקיר הינו שלב הכרחי בתהליך העמוק של שיפור מתמיד. 

לשיטתי שלושה עקרונות מהותיים: 

• הסביבה המאפשרת – סביבת עבודה ללא סנקציות, סביבה מכילה, מקשיבה לאחר, פתוחה, מכבדת, מעודדת אמינות, אי שיפוטיות ושיח מנומס. כל אלו מאפשרים שיח כן ויעיל המאפשר הגעה לשורש הבעיה. 

• למידה – אני מלמד את כלי התחקיר ועוזר ליישמו בארגון. 

• החשוב מכל לקיחת אחריות אישית – אין חיפוש אשמה אצל האחר! 

משמעות הקבוצה בתהליך 

לביצוע התהליך בקבוצה יש יתרון באיסוף האינפורמציה ואנליזה של הנתונים באופן קבוצתי מנקודות מבט שונות. כך מקבלים תמונה שלמה של האירוע, זאת בהינתן סביבה ארגונית תומכת, סינרגיה ופירגון הדדי. 

יתרונות השיטה 

1. יעילות נגזרת מהתאמה + הטמעה. השיטה יעילה וממוקדת. ולאורך זמן מייצרת, תהליכי שיפור. ייחודיות השיטה ויעילותה טמונה במהות השיטה המבוססת על כך, שגרעין תהליך השיפור הנובע מאירוע כשל בארגון ולכן הוא ייחודי לארגון מהווה את הבסיס למציאת התיקונים השורשיים. התהליך מותאם ומוטמע בארגון באופן אידאלי. 

2. השיטה עוזרת לפתח תהליכי חשיבה. 

3. השיטה מאפשרת לקבוצה לבצע חשיבה עמוקה במקרים אחרים.  

4. השימוש בשיטה יאפשר לקבוצה לזהות את הסיבה המהותית להתרחשות אירוע. 

5. השיטה מאתגרת את תפיסת הבעיה של הקבוצה (בניגוד לפתרון אינטואיטיבי). 

6. הסביבה החיובית ״זולגת״ ממרחב התחקור למרחב הציבורי ויוצרת אווירה וסביבת עבודה ערכית. 

7. בעתיד ניתן יהיה ליישם את יכולת התחקור גם ברמת הפרט, דורש מיומנות גבוהה יותר. 

8. הארגון מעניקה לעובד כלי התפתחות אישיים ובכך מחזקת את הקשר בין העובד לארגון. 

9. לעתים קרובות מזניחים את יישום השיטה על התוצאות החיוביות. אך כאשר מפתחים מיומנות בשימוש בכלי התחקיר, ניתוח הסיבות מאחורי האירועים המוצלחים יכול להועיל מאוד לארגון ובו זמנית להבטיח את ההצלחה העתידית.